Alfrescon dokumenttien hallinta on yhtä helppokäyttöinen kuin tutuimmat ohjelmistot ja sovellukset. Jos olet aiemmin tehnyt hakuja Googlella, kirjoittanut asiakirjan Microsoft Officella tai lähettänyt sähköpostia, sinulle ei tuota vaikeuksia käyttää Alfrescoa!

Alfrescon yhtenäinen tietovarasto (repository) on tila, johon dokumentit tallentuvat, jossa ne säilyvät ja josta ne löytyvät. Se tarjoaa käyttäjälle näkyvät, mutta käyttöä häiritsemättömät huomaamattomat automatisoidut toiminnot.

• Virtuaalinen tiedostojärjestelmä...Korvaa jaetut asemat ja tarjoaa käyttäjille yhteisen käyttäjärajapinnan

• Googlen kaltainen dokumenttien haku...Hakee dokumentit suoraan selaimella

• Uutisportaalien kaltainen selailu...Automaattinen metatiedon erittely ja kategorointi, jonka avulla voit silmäillä dokumenttien sisältöjä ja laatijoita

• Sähköpostin kaltaiset käyttäjäkohtaiset asetukset...Konfiguroitavat plug-in asetukset, joiden avulla voi automatisoida toimintoja ja vähentää manuaalisen työn määrää

• Virtuaaliset työtilat tiimityötä varten

• Dokumenttien elinkaarien tiedot näkyvät käyttäjille.

Dokumenttien lisääminen tietovarastoon

• Virtuaalinen tiedostojärjestelmä tallentaa dokumentit yhteiseen tietovarastoon helposti kuin tallentaisit omaan levyasemaasi

• CIFS Briefcase Synchronization (off-line synkronointi)

• Portaaliksi sopivat kaikki JSR-168-standardin mukaiset portaalit.

Sisällön luokittelu

• Erittelee ja kategoroi automaattisesti metatiedot kaikista rajapinnoista.

Tarkennettu Haku

• OpenSearch-standardin mukainen Internet Explorer- tai Firefox-selaimella toimiva haku, joka kattaa Alfrescon lisäksi muut OpenSearch-tietovarastot.

Datan hallinta ja tiedostoformaattien muunnoskone

• Voit muuttaa tiedostot suoraan Office ODF-formaatista PDF-formaattiin ja PowerPoint-formaatista Flash-formaattiin.

Kirjastopalvelut

• Nosto ja palautus – Viimeisimmät muutokset (Minor) ja koko historian kattava (Major) versionhallinta

• Tarkistaminen – Kuka on tekijänä, kuka päivittänyt, koska luotu, koska päivitetty?

• Dokumenttien ristiinlinkittäminen – eri tilojen yli.

Ryhmien yhteistyö

• Space Wizard – Auttaa toteuttamaan kansioiden rakenteet, sisällöt, mallit, säännöt ja prosessit parhaalla tavalla

• Foorumituki – aihepiireittäin toimivat keskustelupalstat

• Yksinkertainen sähköpostipohjainen työkulku – sisäinen URL “hyväksy/hylkää”

• Sähköpostia ja RSS:ää koskevat automaattiset huomautukset.

Integroitu työnkulku

• jBPM-integraatio – monitahoisen työnkulun tuki

• Tehtävien hallinta käyttöliittymästä

• Seuranta – turvallinen dokumenttien elinkaaren hallinta, joka varmistaa säädösten ja sopimusten mukaisen työnkulun.

Turvallisuus

• Käyttöoikeuksien hallinta ja tietoturva sallivat joustavat käyttö-ja muutostoikeudet käyttäjille, ylläpitäjille, ryhmille ja rooleille

• Dokumenttien turvallisuustasot

• Kertakirjautuminen (NTLM ja LDAP).

Hyödyt

Alfresco antaa

• Erittäin matalan käyttöönottokynnyksen – Käyttäjät omaksuvat ratkaisun nopeasti, joten sitä todella käytetään!

• Alhaisemmat kulut ja omistuksen kokonaiskustannukset (TCO) lisenssejä vaativiin dokumenttien hallintajärjestelmiin verrattuna

• Minimoidut riskit

• Nopean asennuksen ja käyttövalmiuden - Käyttäjien koneisiin ei tarvitse asentaa erillisiä asiakasohjelmia.