Kuvien hallinta
Alfrescolla hallitset tehokkaasti sähköiset kuvadokumentit, kuten tekniset piirustukset ja esitteet. Se toteuttaa myös yrityksen paperipohjaisten dokumenttien, esim. saapuvien faksien, laskujen ja postin, digitaalisen arkistoinnin. Sähköiseen hallintaan siirtyminen tehostaa liiketoimintaprosesseja. - Yrityksen tilannetietoisuus, asiakaspalvelu sekä tehokkuus paranevat. Digitalisoidut paperidokumentit voidaan liittää osaksi rinnakkaista tietoa, jolloin kokonaistilanne asiakkaasta tai projektista hahmottuu. Kuvien hallintaa käytetään dokumenttien hallinnan ja prosessien hallinnan yhteydessä seuraavasti:
- Saapuvan paperipostin hallinta
- Saapuvien laskujen hallinta
- Saapuvien sopimusten ja lomakkeiden hallinta
Perinteisen kuvien hallinnan ja talteenoton ongelmia
Perinteiset kuvien hallintaohjelmistot edellyttävät kalliita lisenssejä ja ovat usein sidoksissa ennaltamääriteltyyn erilliseen kuvien talteenotto-ohjelmistoon. Siksi markkinoilla on ollut tarjolla vain kalliita joustamattomia ohjelmistoja, joiden käyttölogiikka häviää talteenotto- ja hallintaohjelmistojen erillisyyteen. Kuvien talteenotto toisella ohjelmistolla edellyttää usein myös aukkoja palomuuriin, mikä aiheuttaa tietoturvariskejä.
Helppo kuvien talteenotto Alfresco/Kofax Ascent Capture-integraatiolla
Alfrescon jaetulla CIFS-rajapinnalla sekä automaattisella metatiedon erittelyllä ja luokittelulla kuvien talteenotto on helppoa. Laajamittaista kuvien haltuunotottoa varten Alfresco on integroitu Kofax Ascent Capturen kanssa, joka on alan johtava kuvien talteenotto-ohjelmisto. Ratkaisu sisältää seuraavia ominaisuuksia:
- Automaattinen kuvan korjaus ja säätö
- Automaattinen muodon tunnistus ja dokumentin erottelu
- Koneella tulostettujen ja käsin kirjoitettujen tekstien tunnistus sadoilla kielillä ja myös viivakoodien sekä rastitettavien ruutujen tunnistus. (Tunnistusteknologioina ovat OCR, ICR ja OMR)
- Sertfioitu yhteensopivaksi lähes kaikkien skannerien kanssa
- Saumaton integrointi Alfrescon kanssa.
Ääni-ja videotiedostot
Videokuvan käyttö koulutuksessa ja kunnossapidon tukena on nykyaikaa. Alfresco kasvattaa käytettävien mediateknologioiden arvoa. Digitaalinen media, kuten puhelin-ja videokonferenssit, voidaan tallentaa ja arkistoida suoraan Alfrescoon. Video- ja ääniformaattien monimuotoisuuden takia virtuaalista tiedostojärjestelmää kehitetään ymmärtämään yhä uudempia digitaalisen median formaatteja.
Alfrescon digitaalisen median hallinnan ominaisuuksia
- Alan skaalautuvin, JSR-170-standardoitu yhtenäinen tietovarasto kaikelle digitaaliselle materiaalille
- JSR-170-, Web Service- ja REST-standardien tuki
- Korkea käyttöaste, käyttövirheiden sieto ja skaalautuvuus;automaattinen kytkeytymisaika ja klusterointi
- Hajautettu kuvien talteenotto tapahtuu turvallisesti Web Service:n, HTTP:n ja HTTPS:n kautta
- Uudelleenkäytettävät rakenteet, jotka ovat Alfrescon liiketoimintaohjesääntöjen mukaisia
- Virtuaalinen tiedostojärjestelmä, joka muuntaa tiedostot automaattisesti eri sovelluksien kanssa yhteensopiviksi. Se muuntaa mm. formaatit: TIFF, JPEG, GIF, PNG, MS-Office, PDF ja FLASH
- Metatiedon erittely ja hallinta
- Automaattinen luokittelurakenne.
Käyttäjätoiminnot
Alfrescolla digitaalisen median hallinta on yhtä helppoa, kuin käyttäjillä olisi yhteinen jaettu levyasema.
- Haut ovat tehokkaita ja perustuvat sijaintiin, määritteisiin ja luokitteluun
- Muutosilmoitusten kulku sähköpostin ja RSS:n kautta on automaattista
- Joustava työnkulku – Yksinkertainen kansio perusteinen työkulku ja monipuolinen jBPM:n integraatio käyttöliittymäpohjaiseen tehtävien hallintaan
- Kuvien esikatselun voi tehdä pelkkää hiirtä käyttäen
- Tiedostoformaattien hallinta - muuntaa eri tiedostoformaatit keskenään yhteensopiviksi.
Alfrescon digitaalisen median hallinnan hyötyjä
- Kokonaiskustannuksiltaan matala (TCO) yhtenäinen, erittäin skaalautuva ja käyttöasteeltaan tehokas alustapohjainen ratkaisu digitaalisen median hallintaan.
- Tuo lisäarvoa jo olemassa oleviin käyttöjärjestelmiin, tietokantoihin, sovellus- palvelimiin ja infrastruktuuriin.
- Parantaa asiakaspalvelua – Integroitu asiakasnäkymä kaikkeen asiakasviestintään - Erittäin skaalautuva ja käyttöasteeltaan tehokas alustaratkaisu pikaiseen ja luotettavaan asiakaspalveluun
- Lisää teknologisia vaihtoehtoja – Standardeihin JSR-170, JSR-168, ODF, Web Services ja REST perustuva teknologinen yhteensopivuus.
- Yhtenäistää organisaation toimintatavat – Digitaalisen median hallinnan hallintorakenteen byrokratia vähenee, kun yritysprosessien hallinta integroituu ja toimintoja seurataan palvelukeskeisesti
- Kokoaa tiedostot yhteen tietovarastoon, joka kattaa koko organisaation.
