Lait, säädökset ja standardit edellyttävät yritysten ja organisaatioiden asiakirjahallinnolta paljon. Alfrescon asiakirjahallinto takaa, että tiedon laatu ja todistusvoima täyttävät julkisuus-ja tietosuojaperiaatteet. Asiakirjojen hallinta, tallennus ja arkistointi hoituvat Alfrescolla kätevästi osana muuta yritystoimintaa ja asiakirjat ovat aina ajantasaisia.

Miksi arkistointi on aiemmin koettu vaikeaksi?

Perinteisesti asiakirjahallinto on ollut muista järjestelmistä erillään, ja tietoa on siirretty arkistoon pitkäaikaista säilyttämistä ja lopulta hävittämistä varten. Siirtopohjainen arkistointi on kuitenkin käyttäjille hankalaa ja se siirtää tiedon vain osittain. Arkisto ei myöskään pysy ajantasaisena, koska sen päivittäminen on työlästä ja hidasta.

Arkistoinnin ei tarvitse olla vaikeaa!

Alfrescossa arkisto on samassa tietovarastossa kuin muutkin sisällöt, jolloin arkistoinnista tulee luonnollinen osa sisällönhallintaa. Alfresco auttaa aluksi käyttäjää luomaan arkistonmuodostamissuunnitelman. Se laaditaan kartoittamalla tehtävät ja niistä syntyvät asiakirjat. Sitten asiakirjat ryhmitellään ja ryhmille määritellään säilytysaika, säilytysmuoto, säilytyspaikka, käyttöoikeudet, metatiedot ja tietosuoja.

Alfresco automatisoi arkistointitoimenpiteitä

• Luokittelu – Standardoidut rakenteet ja valmiit tiedostosuunnitelmat automatisoivat asiakirjojen luokittelun ja päiväyksen.

• Elinkaarenhallinta - asiakirjojen sisältöön ja metadataan voi ajoittaa automaattisesti tapahtuvia muutoksia

• Siirtäminen - asiakirjojen siirto tietokannasta toiseen tiettynä ajankohtana automatisoituu

• Hävittäminen - asiakirjan automaattinen tuhoutuminen voidaan ajoittaa asiakirjoihin, joita koskee esim. lakisääteinen enimmäissäilytysaika.

Alfresco täyttää asiakirjahallinnan kansainvälisen DoD5015.2 -standardin vaatimukset.

Alfrescon asiakirjahallinnon ominaisuuksia

Alfresco tarjoaa yhden yhtenäisen tietovaraston kaikille sisältöformaateille. Kun dokumentit, web-sisällöt, digitaalinen media ja asiakirjahallinto löytyvät samasta tietovarastosta, arkistointi integroituu osaksi sisällönhallintaa. Tällä modernilla alustapohjaisella ratkaisulla:

• Asiakirjahallinto täyttää kansainvälisen DOD 5015.2- standardin vaatimukset

• Asiakirjojen hallinta onnistuu pelkkää hiirtä käyttäen suoraan työpyödältä. - Alfresco tukee Microsoft® Exchangen ja Open Officen työpöytiä Windows Explorer-rajapinnan kautta.

• Metatietojen erittely ja luokittelu on automaattista

• Työnkulku ja seuranta integroituvat saumattomasti. – Palvelukeskeinen työn seuranta on toteutettu siten, että palveluiden käyttö kirjautuu yksinkertaiseen tietokantataulukkoon.

• Asiakirjahallinnon säännöt ovat helposti laajennettavat

• Tiedostoformaattien muunnos pitkäaikaista arkistointia varten automatisoituu. - Suljetut Office-formaatit muuntuvat pitkäaikaisiin toimittajariippumattomiin formaatteihin, kuten Open Document Format (ODF) ja Portable Document Format (PDF).

• Tiedostojen siirto arkistoon on helppoa

• Käyttötilan tarve on pieni internet ja palvelin ympäristöissä

• Tietovarasto on alan skaalautuvin ja JSR-170-standardin mukainen

• Käyttöaste on korkea, samoin käyttövirheiden sieto ja skaalautuvuus. (Asennusten määrä on rajoittamaton, kytkeytymisaika ja klusterointi ovat automatisoitu.)

• Asennus hoituu nopeasti, käyttöönotto ja käyttö on helppoa

Käyttäjätoiminnot

Käyttäjät saavat toiminnallisuudet, jotka kuuluvat vain korkeatasoisiin asiakirjahallinnon ratkaisuihin. Alfresco tarjoaa käyttäjälle näkyvät, mutta käyttöä häiritsemättömät huomaamattomat automatisoidut toiminnot.

• Luokkapohjaiset suunnitelmat – luokittelee ja ajoittaa asiakirjat automaattisesti olemassa olevien luokkien mukaan

• Automatisoitu elinkaarenhallinta – aikatauluttaa sisältöön ja metatietoihin tapahtuvat muutokset automaattisesti yksinkertaisin säännöin

• Automaattinen dokumenttien numerointi

• Toimintaohjeet säilytystä ja arkistointia varten

• Tarpeettomien dokumenttien käsittely – siirtää asiakirjat tietokannasta toiseen tai hävittää ne automaattisesti yksinkertaisten sääntöjen ja määritellyn aikataulun mukaisesti

• Metatiedon ennalta luominen – helpottaa hallintoa ja päivityksiä

• Ohjauspaneelit – pikaisesti käsiteltävien asiakirjojen ja erikoistapausten haut ja selaus nopeutuvat ennalta laadittuja raportteja ja metatiedon tyyppimääritelmiä hyödyntämällä

• DOD 5015.2- standardin mukaiset kaavat ylläpitäjiä varten – Täyttää asiakirjahallinnon metadatan määrittelyn, tiedostosuunnitelmien ja toiminnallisuuksien vaatimukset

• Pikainen eDiscovery – Yksinkertainen haku täydestä tekstisisällöstä, tiedostosuunnitelmien rakenteesta, asiakirjahallinnon luokittelusta ja tyypeistä.

Hyödyt

Alfresco on ensimmäinen avoimen lähdekoodin alustapohjainen ratkaisu asiakirjahallintoon. Sen tuomia hyötyjä ovat

• Matala käyttöönottokynnys – ratkaisu on helppo omaksua, joten sitä todella käytetään!

• Nopea käyttöönotto – tarvitsee vain vähän käyttötilaa sekä internet että palvelin ympäristöissä

• Minimoidut riskit– johdonmukaistaa asiakirjahallinnon kaikkea tietopääomaa koskevaksi

• Ajankäytön tehostuminen – nopeuttaa asiakirjojen käsittelyä, jolloin liiketoimintaa hidastava byrokratia vie vähemmän aikaa.