Miksi tarvitset dokumenttien hallintaa?

Dokumenttien hallinta nopeuttaa ja tehostaa organisaation toimintaa. Käsiteltävän tiedon määrä kasvaa jatkuvasti, ja siksi organisaatiot tarvitsevat tehokkaita apuvälineitä tiedonhallintaan. Tutkimusten mukaan työntekijät kuluttavat tarvitsemiensa tietojen hakemiseen jopa 5-50% työajastaan*.

Dokumenttien hallinta auttaa työntekoa

Dokumenttien hallinnan avulla työntekijät tietävät seuraavat seikat: I Mitä dokumentteja organisaatiolla on? II Missä ne sijaitsevat? III kuinka ne ovat saatavissa? IV Mitä ne sisältävät ja kenellä on oikeus käsitellä niitä? Dokumenttien hallinta siis edistää tiedon keruuta, tallentamista, jalostamista ja jakamista.

Ratkaisumme dokumenttien hallintaan on Alfresco. Se on maailman johtava avoimen lähdekoodin dokumenttien ja sisältöjen hallintajärjestelmä. Alfresco joustaa asiakkaiden tarpeiden mukaan ja sillä voidaan kattaa kaikki sisällönhallinnan tärkeimmät alueet. 

Alfresco on helppokäyttöinen, laajennettava ja lisenssimaksuton. Sen käyttöönotto on nopeaa ja vaivatonta. Käyttäjien koneisiin ei tarvitse asentaa erillisiä asiakasohjelmia.

• Olemme Alfrescon ensimmäinen virallinen pohjoismainen yhteistyökumppani ja työntekijämme ovat Alfrescon valtuuttamia sertifioituja asiantuntijoita.

Ominaisuuksia

• Tehokas hakutoiminto löytää dokumentit helposti ja nopeasti. Haut voidaan kohdistaa sisällön lisäksi dokumenttien metatietoihin ja tallentaa uudelleenkäyttöä varten

• Joustava metatietomalli luokittelee järjestelmän sisältämät dokumentit parhaalla tavalla

• Metatiedot voidaan lukea automaattisesti dokumenteista, joka vähentää luokitteluun tarvittavan työn määrää

• Dokumenttien versiointi mahdollistaa muutoshistorian tarkastelemisen ja palaamisen aiempiin versioihin

• Dokumenttien lukitus estää vahinkoperäiset usean käyttäjän samanaikaiset muutokset

• Dokumenttien käyttöoikeudet ovat monipuolisesti sekä käyttäjien että ylläpitäjien hallittavissa

• Työjonot kuljettavat dokumentteja määritellyssä järjestyksessä henkilöltä toiselle

• Keskustelupalstat auttavat ymmärtämään dokumenttien sisältöjä ja käyttötarkoitusta; keskustelupalsta on luotavissa kansiota tai yksittäista tiedostoa varten

• Monikielinen web-käyttöliittymä.

Tiimityötä parantavia ominaisuuksia

• Työtilat tiimeille - reaaliaikaiset virtuaaliset työtilat ryhmätyötä varten

• Työnkulku ja tiedotukset - sähköpostia/RSS-lukijaa hyödyntävä työnkulku ja tiedottaminen

• Uudelleenkäytettävät rakenteet - valmiita tai mukautettuja kansio-/dokumenttirakenteita voi käyttää läpi organisaation.

Hyödyt 

• Tarvittavan tiedon hakeminen nopeutuu

• Tuottavuus paranee

• Päätöksen teko nopeutuu

• Kustannussäästöt.

Tekniikka

Alfresco on moderni standardin mukainen J2EE-toteutus; se rakentuu johtavista avoimen lähdekoodin SOA-teknologioista. Järjestelmä toimii kaikilla käyttöjärjestelmillä, kuten Windows, Linux ja MacOs.

Alfrescon älykäs virtuaalinen tiedostojärjestelmä (Intelligent Virtual File System) tekee eri sovellusten käyttämät tiedostoformaatit yhteensopiviksi ja varmistaa dokumenttien saatavuuden kaikissa ympäristöissä. Tiedostojärjestelmä voidaan jakaa käyttäjille CIFS/SMB (Microsoft File Share Protocol) levyjakona, WebDav levyjakona ja FTP-palveluna. Web-käyttöliittymän toteutus toimii itsenäisenä sovelluksena tai JSR-168-standardin mukaisessa portaaliympäristössä.

Modulaarisen plug-in arkkitehtuurin ansiosta Alfrescoon on helppo liittää tarvittaessa uusia ominaisuuksia. Ominaisuuksia on mahdollista saada aina LDAP-integrointiin ja järjestelmän klusterointiin asti.

*Lähde: IDC, ''The Hidden Costs of Information Work'', Susan Feldman, Joshua Duhl, Julie Rahal Marobella, Alison Crawford, March 2005.