Asianhallinta tekee asioiden valmistelun helpoksi
Asianhallintajärjestelmä on organisaation toimintaan kuuluvien asioiden valmistelun, päätöksenteon ja arkistoinnin tietojärjestelmä. Asianhallinnan käyttöönotto parantaa asioiden valmistelua ja ehkäisee työtehtävien päällekkäisyyksiä. Sen avulla voi myös siirtää paperilomakkeet käytännölliseen sähköiseen muotoon.
Asianhallintaa tarvitsevat kaikki asioiden käsittelyyn osallistuvat valmistelijoista päätöksentekijöihin ja kirjaajiin. Asianhallintaratkaisumme täyttävät kansainvälisten Dublin Core- ja DOD 5015.2- standardien vaatimukset.
Sähköinen asiankäsittely etenee tehokkaasti
Asianhallintaratkaisu nopeuttaa asioiden käsittelyä. Ilmoitusten, kuten organisaation sisäisten aloitteiden, asiakaspalautteiden ja rekrytointihakemusten lausunto- ja hyväksymismenettely saa vauhtia yhteisestä järjestelmästä.
Yksinkertainen esimerkki tehokkaasta käsittelystä on sähköinen hakemuslomake. Se kulkee tietoverkossa seuraavat vaiheet: lomakkeen täyttö, lähettäminen, hyväksyntä ja automaattinen tallentuminen digitaaliseen arkistoon. Käsittelyssä tai arkistossa oleva asia löytyy järjestelmästä heti monipuolisella hakutoiminnolla.Paperidokumentit saa sähköiseen muotoon skannaamalla ne järjestelmään. Ratkaisumme tukee ns. älyskannausta eli siirto tapahtuu automaattisesti oikeaan paikkaan. Näin paperidokumentit saadaan esim. asiakasilmoitusten liitteeksi ilman hankalaa siirtovaihetta.
Asianhallintaratkaisumme toiminnallisuuksia
Asiakortit ja diaarit
Käsittelyyn menevä asia, kuten hanke tai projekti kirjataan asiakorttiin. Käsittelyn aikaiset tapahtumat merkitään diaariin, josta saadaan milloin tahansa asiakokonaisuuden tiedot.
Käsittely ja asiakirjojen hallinta
Käsiteltävään asiaan voi liittää tarvittavat asiakirjat, kuten muistiot, lausuntopyynnöt, lausunnot, tarjoukset ja tarjouspyynnöt.
Arkisto
Loppuunkäsitelty asia tallentuu automaattisesti järjestelmässä sijaitsevaan arkistoon. Sieltä nähdään yhdellä silmäyksellä myös käsittelyvaiheet, kommentit, liitteet, kuvat ja käsittelyyn kulunut aika.
Internetin hyödyntäminen
Järjestelmä voidaan avata myös asiakkaiden ja kumppaneiden käyttöön. Asiakas voi kirjata käsittelyä vaativat asiat suoraan järjestelmään. Asiakas pystyy myös seuraamaan käsittelyn etenemistä, mikä säästää osapuolten aikaa.
Lomakkeita voi kirjata myös organisaation kotisivuilta. Täytetty lomake siirtyy sivuilta automaattisesti asianhallintajärjestelmään ja käsittelykiertoon. Käyttökohteita ovat mm. kotisivujen yhteydenottopyynnöt, asiakaspalautteet, tilauslomakkeet ja rekrytointihakemukset.
Toteutus
Toteutamme asianhallintaratkaisut joustavasti Quosis Platform-ohjelmistoalustallamme. Alusta sisältää Alfrescon-asiakirjahallinnon ohjelmistomoduulin, jossa on markkinoiden skaalautuvin JSR-170-standardin mukainen tietovarasto kaikille sisältöformaateille. Paperidokumenttien skannaus on helppoa; Alfrescoon saa valmiina toimintona Kofax-Ascent Capturen, joka on alan johtava kuvien talteenotto-ohjelmisto.
