Asianhallinta

Dokumentinhallinnan ratkaisut käsittelevät yksittäisiä dokumentteja, kun taas todellisessa liiketoiminnan prosesseissa on tarvetta nähdä dokumentit isompina ryhminä, jotka kuuluvat samansisältöiseen asiaan, esimerkkinä sopimus tai tarjous, jotka sisältävät tavallisesti useita dokumentteja.

Proactum Case Manager

Proactum Case Manager on asian- ja dokumentinhallinnan ratkaisu, jonka ajatuksena on synnyttää joukosta dokumentteja looginen kokonaisuus, Asia.

Proactum Case Managerissa Asialle voidaan antaa metatietoja vastaavasti kuin yksittäiselle dokumentille. Metatietoja käytetään etsittäessä joko Asioita ja dokumentteja järjestelmästä.

Proactum Case Manager tuo Asian ja sen dokumenttien hallintaan merkittäviä käytettävyys- ja tehokkuusetuja verrattuna pelkkiin dokumentinhallinnan ratkaisuihin. Toisaalta hienojakoinen käyttöoikeuksien hallinta mahdollistaa dokumenttien ja Asioiden julkaisun ja jakamisen vain halutuille kohderyhmille.

Proactum Case Manager perustuu avoimen lähdekoodin ohjelmistoalustaan, joka takaa ratkaisulle kustannustehokkaan ympäristön, jonka käyttökustannukset eivät nouse hallitsemattomasti käyttäjämäärän kasvaessa.

Asian- ja dokumentinhallinnan ratkaisun tulee tukea helppoa integroituvuutta käytettäviin toimistotyövälineisiin ja ympäristöihin. On myös suositeltavaa, että integraatiot on toteutettu siten, ettei Asiakkaan tarvitse välttämättä sitoutua yhteen toimistotyövälinetoimittajaan. Tämä on mahdollista vain toteuttamalla ratkaisu standardien pohjalta avoimuuden periaatteella.

Proactum Case Manager -ratkaisukokonaisuuden perustoiminnallisuuksia ovat mm.

• sähköinen työpöytä integroituna haluttuun sähköpostijärjestelmään, esim. Exchangeen
• asianseurantaominaisuudet
• modifioitava asiakirjojen metatietomalli
• sosiaalisen median työkalut kuten instant message, omat sivustot ja chat
• julkaisujärjestelmän ominaisuudet
• Outlook-integraatio
• asianhallinnan ominaisuudet työpöydällä; resurssienhallinnan integraatio.

Helppo integroitavuus toimistotyövälineisiin näkyy Proactum Case Managerissa mm. seuraavissa toiminnoissa:

• asiakirjan ottaminen muokkaukseen
• asiakirjojen offline-muokkaus
• uuden asiakirjaversion luonti
• asiakirjan julkaisuversion teko (jonka jälkeen ei ole enää muokattavissa)
• saman asiakirjan linkittäminen useaan asiaan
• helppo käyttöoikeushallinta asia-, kansio- ja asiakirjatasolla.

Ratkaisu on täysin selainpohjainen ja riippumaton käyttäjän selaimesta. Resurssienhallinnan ja Outlook-integraation käyttö on toteutettu plugin-tyyppisesti.

Ratkaisu mahdollistaa myös eAMS:n, sähke2:n ja arkistoinnin käyttöönoton hyödyntämällä dokumentinhallinnan alustan valmiita palveluita ja ominaisuuksia, kuten prosessimoottoria. Koska eAMS:n käyttötavat poikkeavat eri organisaatioiden välillä jonkin verran, käyttöönotto edellyttää aina myös prosessilähtöistä tarkastelua asiakkaan oman organisaation toiminnassa.

Sähköinen työpöytä

Personoitu sähköinen työpöytä kerää käyttäjän näytölle juuri ne sovellukset ja palvelut, jotka ovat hänen työssään tärkeitä. Yhtenäiseen näkymään saadaan mm.

• raportointi
• linkkejä sivustoihin ja dokumentteihin
• ohjeet, lomakkeet, pöytäkirjat, läsnäolotiedot
• herätteet, hoidettavat laskut
• tiedotteet ja muistilaput
• ohjelmien käynnistykset
• tehtävälista
• suosikkitoiminnot (eniten käytetyt, viimeksi käytetyt)

Sähköinen työpöytä voidaan toteuttaa myös internetin yli. Verkkopohjaiset sovellukset toimivat selaimella portaalin kautta. Päätelaitteella ja paikalla ei ole väliä, pelkkä internet-yhteys riittää.